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¿Cómo trasladar a decenas de miles de empleados al trabajo remoto de la noche a la mañana con el brote de COVID-19 extendiéndose por todo el mundo? 


Esa fue la gran pregunta que se planteó Microsoft la semana pasada. El miércoles pasado, enviaron un correo electrónico que pedía a aproximadamente 50,000 empleados de Microsoft en el área de Seattle que trabajaran desde casa si podían. Ya eran grandes usuarios de Teams, pero en sus primeros días totalmente remotos, el uso entre los empleados de Microsoft en los EE. UU. aumentó significativamente. Al final del jueves, el chat aumentó un 50% semana tras semana y las reuniones aumentaron un 37 por ciento. Y también se vió un aumento de luso entre los clientes, ya que los trabajadores de todas partes se adaptan a reuniones, chats y colaboraciones exclusivamente en línea. 

Ya son millones las empresas que se han mudado de forma urgente a esta forma de trabajo para evitar la expansión del coronavirus. Queremos ayudar a todos a enfrentar este desafío. En Dynasoft, hemos pasado mucho tiempo aprendiendo sobre las mejores maneras de hacer que trabajar desde casa sea productivo y saludable. Así que pensamos en compartir nuestros mejores consejos a continuación.

Una nota rápida antes de seguir leyendo: Estos consejos son parte de nuestro esfuerzo continuo para ayudar a todos a mantenerse conectados y productivos durante este momento desafiante. La semana pasada, compartimos las facilidades que está dando Microsoft a obtener equipos de forma gratuita , junto con los planes integral para mantener los servicios funcionando sin problemas durante esta crisis. Pero nuestros clientes también están pidiendo orientación para cambiar al trabajo remoto y desde Dynasoft estamos ayudando a empresas a hacerlo posible, como partner de Microsoft especializados en este aspecto, sin quebraderos de cabeza. Continuaremos brindando consejos e información pero si desea poner en marcha estos servicios lo mejor es que confié en nuestro equipo profesional para la migración a sistemas de trabajo remoto, estaremos encantados en conducir a su empresa ante esta situación, adaptar las herramientas de trabajo a sus necesidades y solventar cualquier situación. Los consejos que damos a continuación son para sobrellevar el día a día con esta nueva y futura forma de trabajo.

Empezando

A medida que avanza hacia el trabajo remoto, algunos hábitos clave lo prepararán para el éxito.

Configura tu espacio de trabajo

Si no tiene una oficina en casa o sus empleados no disponen de ella, no se preocupe. Todavía puede trabajar desde casa de manera productiva. De hecho, el diseño de Teams está enfocado a ser como una oficina virtual que puede llevar a donde quiera que vaya. Si bien es posible que no tenga una impresora, archivos físicos o un teléfono de escritorio en casa, puede extraer documentos directamente en Teams, almacenar de forma segura archivos donde las personas adecuadas puedan acceder a ellos y acceder rápidamente a llamadas y reuniones. Dicho esto, es importante tener un espacio de trabajo hogareño dedicado donde pueda ser productivo y señalar que está en modo de no molestar. Un rincón de desayuno, un rincón tranquilo de la habitación, una mesa de juego infrautilizada en la sala de recreación: cualquier área de enfoque puede funcionar como un espacio de trabajo. Y no se preocupe si se pone un poco desordenado durante el día, siempre puede usar el desenfoque del fondo durante las reuniones de video para que sus compañeros de equipo se centren solo en usted.

Comunicarse, comunicarse, comunicarse

Si bien muchos de nosotros trabajamos desde casa al menos parte del tiempo, todavía confiamos en los ritmos y las horas centrales que se construyen alrededor de nuestra presencia física en la oficina. Cuando trabaja desde casa, su ritmo diario puede cambiar. Esto es especialmente cierto para quienes equilibramos el trabajo y el cuidado de los niños. Comunique claramente sus horas de trabajo con sus compañeros de equipo y colaboradores para que sepan cuándo contactarlo. También puede establecer un mensaje de estado en Teams para compartir esta información de manera proactiva.

Además, acostúmbrese a ofrecer informes frecuentes de progreso a sus compañeros de equipo. Las compañías totalmente remotas tienden a enfatizar la documentación, ya que es una forma clave de mantenerse conectado cuando trabaja por separado. Recomendamos publicar actualizaciones, ideas y recursos útiles que haya descubierto en los canales de Teams, para que sus compañeros de equipo puedan mantenerse conectados con lo que está haciendo, incluso sin el beneficio de una conversación casual en el pasillo. Más tarde, pueden buscar ideas o contenido dentro del canal cuando los necesiten.

Mantener límites saludables 

Sin las señales habituales de la jornada laboral (una caminata para almorzar, por ejemplo, o un viaje diario), desconectarse puede ser un desafío. Los trabajadores remotos a veces se encuentran trabajando por largos períodos sin descansos para hacer ejercicio, socializar o una comida adecuada. Esto conducirá rápidamente al estrés y al agotamiento. Recuerde: su salud es lo primero. Tómese un tiempo para las comidas, beba mucha agua y recuerde mentalmente "desconectarse" del trabajo remoto al final del día. Estos comportamientos no solo lo mantendrán saludable, sino que también lo ayudarán a ser más productivo a largo plazo.

Ejecutar reuniones efectivas

Abrace las reuniones en línea.

En ausencia de una sala de conferencias física, reunir a todos puede parecer el mayor desafío de trabajo remoto de todos. A medida que traslade las reuniones a Equipos, asegúrese de que todas las reuniones tengan una opción virtual de "unirse" para crear una sala de conferencias en línea. Además, sugerimos que todos los participantes enciendan el video si se sienten cómodos al hacerlo. La interacción cara a cara ayuda mucho a todos a sentirse conectados. Teams tiene una amplia selección de cámaras certificadas para elegir, así como dispositivos como auriculares y parlantes para asegurarse de que usted y sus compañeros de trabajo siempre puedan comunicarse con claridad.

Sé atento e inclusivo

Pasar a las reuniones en línea puede eliminar algunas de las señales visuales en las que confiamos para ver si un colega tiene algo que decir en una reunión. Y las llamadas de conferencia abarrotadas pueden dificultar que las personas compartan sus opiniones. El organizador de la reunión debe detenerse con frecuencia para invitar preguntas y recordar a los asistentes que también pueden usar la ventana de chat de la reunión para compartir sus pensamientos.

Graba tus reuniones

Para compensar la falta de tiempo presencial, algunos trabajadores remotos programan reuniones adicionales para mantenerse conectados con clientes, socios y compañeros de trabajo. Las reservas dobles pueden ser difíciles de evitar. Si su organización lo permite, registre reuniones en equipos para que los compañeros de trabajo puedan ponerse al día más tarde. Si no puede asistir, recuerde al organizador que grabe en su ausencia. La transcripción generada automáticamente también es muy útil cuando intenta recordar la información cubierta en una reunión a la que asistió. ¿Quiere saber más sobre las reuniones de equipos? Obtenga más consejos aquí .

Mantenerse conectado

Compensa la charla del pasillo

Muchos trabajadores remotos encuentran que lo que más extrañan de la oficina son las conversaciones casuales. Los chats en el refrigerador de agua o en el estante de refrigerios no solo nos mantienen conectados, sino que a menudo muestran información o ideas importantes que no hubiéramos adivinado. Sea deliberado acerca de acercarse y conectarse con sus compañeros de trabajo. Piense en los mensajes de chat como su enfriador de agua virtual y establezca un recordatorio para consultar regularmente con las personas. Los emojis, los GIF y las pegatinas son una forma divertida de mantener la charla divertida y ligera.

Reúna al equipo

Trabajar de forma remota puede sentirse aislado. Como líder, es importante crear oportunidades para que todo el equipo se una virtualmente. Mantenga su cadencia habitual de reuniones de equipo o almuerzos de equipo, solo hágalos en línea. Use el canal "General" en Equipos para discusiones que puedan ser de interés para todos. Para grandes tormentas de ideas, puede usar la aplicación Microsoft Whiteboard, que proporciona un lienzo digital infinito para que los participantes de la reunión puedan idear y colaborar directamente en los equipos. También sugerimos que los líderes de equipo descarguen la aplicación Crisis Communication Power . Puedes usar esta aplicación personalizable para informarte a ti mismo y a tu equipo sobre todo lo que necesitan saber durante este brote.

¡Que te diviertas!

Con todos los cambios que vienen con el cambio al trabajo remoto, es importante fomentar y mantener la moral del equipo. Hay muchas cosas que puede hacer dentro de los equipos para que las personas se sientan positivas y comprometidas. Comparta noticias e historias en el chat de su equipo, o celebre un concurso de fotografía. Uno de nuestros clientes de educación en China organizó un desafío de cocina para estudiantes que resultó particularmente popular.

Entiendo que cada individuo y equipo trabaja de manera diferente. Pero espero que los consejos de nuestro equipo lo ayuden a mantenerse productivo y conectado mientras se adapta a una nueva forma de trabajar. Y recuerde, usted puede comenzar a usar esta forma de trabajo hoy. Contáctanos.


Fuente: Microsoft